Cet article vous apprend à configurer et à utiliser la fonctionnalité « Heures de prise en charge programmées » dans l’Espace prestataire.
En quoi consistent les heures de prise en charge programmées ?
Les heures de prise en charge programmées permettent aux prestataires proposant une prise en charge à certaines adresses d’automatiser et d’optimiser le processus de planification. Cette fonctionnalité est conçue pour les prestataires dont le planning suit des horaires réguliers, comme des horaires de bus.
Utilisation : Accéder à l’Espace prestataire > Produits > Options > Lieu de rendez-vous/prise en charge.
Éligibilité : Disponible pour les prestataires proposant une prise en charge à certaines adresses avec des horaires réguliers.
Configuration : Vous définissez les heures de prise en charge une fois et elles s’appliqueront à toutes les réservations futures.
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Auparavant, les prestataires devaient indiquer manuellement les heures de prise en charge pour chaque réservation. Désormais, en configurant un planning standard, vous pouvez automatiser ce processus, gagner du temps et réduire les erreurs.
Efficacité : Vous définissez les heures de prise en charge une seule fois et elles s’appliqueront à toutes les réservations futures.
Expérience client : Fournissez des informations claires et cohérentes aux client·es.
Configurer des heures de prise en charge programmées
Allez dans l’Espace prestataire : Accédez au produit.
Sélectionnez Options : Choisissez Lieu de rendez-vous/prise en charge.
Définissez des heures de prise en charge : Configurez des heures de prise en charge standard pour chaque lieu.
Commencez par choisir une « Heure de début de référence » correspondant à l’une des heures de début réellement affichées sur notre site Web. L’heure de début de référence est donnée à titre indicatif uniquement. Elle ne modifie pas l’heure de début réelle visible par les client·es sur le site Web. Il est toutefois important d’indiquer une heure exacte, car nous l’utiliserons pour calculer le décalage entre l’heure de début et l’heure de prise en charge.
Ensuite, indiquez vos heures de prise en charge pour chaque lieu. Vous remarquerez que, sous chaque heure de prise en charge, nous indiquons le décalage par rapport à l’heure de début. Par exemple, « Prise en charge : 30 minutes avant le début ». C’est ce décalage entre l’heure de début et l’heure de prise en charge qui constitue la donnée essentielle que nous enregistrons et utilisons.
Si vous avez plusieurs plannings, par exemple un pour le week-end et un autre pour la semaine, vous pouvez tout de même utiliser des horaires de prise en charge prédéfinis, à condition que le décalage reste toujours le même. Par exemple, si l’heure de début réelle est 10 h le week-end et 11 h en semaine, mais que vous prenez toujours en charge les client·es 30 minutes avant le départ, nous calculerons automatiquement les horaires correspondants. En semaine, les client·es verront 10 h 30 pour ce lieu de prise en charge, et le week-end, 9 h 30, soit toujours 30 minutes avant l’heure de début.
Cette fonctionnalité fonctionne également si vos horaires de début sont synchronisés via une API ou saisis manuellement dans nos systèmes. Nous appliquons systématiquement ce décalage aux heures de début réelles.
Conseils importants
Cohérence : Utilisez cette fonctionnalité uniquement si les heures de prise en charge sont les mêmes pour tous les plannings.
Heure de début de référence : Cette donnée n’est pas utilisée en tant que telle, mais il est important de choisir une heure de début réelle affichée sur notre site Web afin de calculer précisément le décalage entre l’heure de début et l’heure de prise en charge.
Questions fréquentes
Q : Cette fonctionnalité s’applique-t-elle aux réservations passées ?
R : Non, elle s’applique aux réservations futures après sa configuration, pas de manière rétroactive.
Q : Cette fonctionnalité est-elle disponible pour la prise en charge assurée dans une zone délimitée ?
R : Non, cette fonctionnalité n’est actuellement disponible que pour la prise en charge assurée à certaines adresses. Si votre activité comprend plusieurs lieux de prise en charge spécifiques avec des heures de prise en charge régulières, cette fonctionnalité est idéale pour vos besoins.
Q : Puis-je modifier plusieurs activités à la fois ?
R : Malheureusement, cela n’est possible que pour une seule activité à la fois.
Q : Si je dois modifier l’heure de prise en charge pour une réservation existante, comment puis-je procéder ?
R : Bonne nouvelle : vous pouvez très facilement modifier l’heure de prise en charge indiquée aux client·es après leur réservation, depuis l’Espace prestataire. Il vous suffit d’accéder à la liste des réservations ou à l’ assistant de prise en charge et de modifier l’heure à cet endroit. Une fois l’horaire modifié, les client·es en seront immédiatement informé·es par e-mail. Le nouvel horaire sera également mis à jour dans le récapitulatif de leur réservation sur notre application et notre site Web.