Cet article vous apprend à configurer et à utiliser la fonctionnalité « Heures de prise en charge programmées » dans l'Espace prestataire.
En quoi consistent les heures de prise en charge programmées ?
Les heures de prise en charge programmées permettent aux prestataires proposant une prise en charge à certaines adresses d'automatiser et d'optimiser le processus de planification. Cette fonctionnalité est conçue pour les prestataires dont le planning suit des horaires réguliers, comme des horaires de bus.
Utilisation : Accéder à l'Espace prestataire > Produits > Options > Lieu de rendez-vous/prise en charge.
Éligibilité : Disponible pour les prestataires proposant une prise en charge à certaines adresses avec des horaires réguliers.
Configuration : Vous définissez les heures de prise en charge une fois et elles s'appliqueront à toutes les réservations futures.
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Auparavant, les prestataires devaient indiquer manuellement les heures de prise en charge pour chaque réservation. Désormais, en configurant un planning standard, vous pouvez automatiser ce processus, gagner du temps et réduire les erreurs.
Efficacité : Vous définissez les heures de prise en charge une seule fois et elles s'appliqueront à toutes les réservations futures.
Expérience client : Fournissez des informations claires et cohérentes aux client·es.
Configurer des heures de prise en charge programmées
Accédez à l'Espace prestataire : Accédez au produit.
Sélectionnez Options : Sélectionnez Lieu de rendez-vous/prise en charge.
Définissez des heures de prise en charge : Définissez des heures de prise en charge standard pour chaque lieu.
Commencez par choisir une « Heure de début de référence » qui correspond à une heure de début affichée sur notre site web. L'heure de début de référence a un rôle informatif et ne modifiera pas l'heure de début réelle que les client·es voient sur le site web. Cependant, il est important que l'heure soit précise, car nous l'utiliserons pour calculer la marge entre l'heure de début et l'heure de prise en charge.
Ensuite, veuillez saisir vos heures de prise en charge pour chaque lieu. Vous remarquerez qu'en dessous de chaque heure de prise en charge, nous indiquons la marge entre l'heure de début et l'heure de prise en charge. Par exemple, « Prise en charge : 30 minutes avant le début ». Cette marge entre l'heure de début et l'heure de prise en charge est une donnée clé que nous stockons et utilisons.
Si vous avez plusieurs plannings, par exemple un planning de week-end et un planning de semaine, vous pouvez continuner à utiliser des heures de prise en charge programmées à condition de toujours conserver la même marge. Par exemple, si votre heure de début réelle est 10h le week-end, mais 11h en semaine, mais que vous prenez toujours en charge vos client·es 30 minutes avant, nous calculerons cela dynamiquement. En semaine, les client·es verront 10h30 pour ce lieu, et les week-ends ils verront 9h30, toujours 30 minutes avant l'heure de début.
Cette fonctionnalité est également opérationnelle si vos heures de début sont connectées via une API ou saisies manuellement dans nos systèmes. Nous prenons toujours en compte la marge et l'appliquons aux heures de début réelles.
Conseils importants
Cohérence : Utilisez cette fonctionnalité uniquement si les heures de prise en charge sont les mêmes pour tous les plannings.
Heure de début de référence : Ces données ne sont pas utilisées, mais il est important de choisir une heure de début figurant sur notre site web afin d’obtenir des marges précises entre l’heure de début et l’heure de prise en charge.
Questions fréquentes
Q : Cette fonctionnalité s'applique-t-elle aux réservations passées ?
R : Non, elle s'applique aux réservations futures après sa configuration, pas de manière rétroactive.
Q : Cette fonctionnalité est-elle disponible pour la prise en charge assurée dans une zone délimitée ?
R : Non, cette fonctionnalité n'est actuellement disponible que pour la prise en charge assurée à certaines adresses. Si votre activité comprend plusieurs lieux de prise en charge spécifiques avec des heures de prise en charge régulières, cette fonctionnalité est idéale pour vos besoins.
Q : Puis-je modifier plusieurs activités à la fois ?
R : Malheureusement, cela n'est possible que pour une seule activité à la fois.
Q : Si je dois modifier l'heure de prise en charge d'une réservation existante, comment dois-je procéder ?
R : Bonne nouvelle, il est très simple de modifier l'heure de prise en charge des client·es après qu'ils aient effectué une réservation dans l'Espace prestataire. Il suffit d'accéder à la Liste des réservations ou à l'assistant de prise en charge et de modifier l'heure à cet endroit. Dès que vous modifiez l'heure, les client·es en sont immédiatement informé·es par e-mail et dans le récapitulatif de leur réservation sur notre application et notre site web.
Liens connexes
Définir un lieu de rendez-vous ou de prise en charge
Gérer les informations de prise en charge pour vos réservations