Gérer les informations de prise en charge pour vos réservations

Lisez cet article pour savoir comment gérer et modifier les informations relatives à la prise en charge pour vos réservations dans l'Espace prestataire.

Comment puis-je modifier les informations de prise en charge au niveau de la réservation ?

Pour garantir une expérience de voyage fluide, vous pouvez modifier les informations de prise en charge directement dans l'onglet Réservations de l'Espace prestataire. Cela comprend le lieu, l'heure et les instructions, qui peuvent être personnalisés pour chaque réservation.

• Modifier les informations sur le lieu : Si les client·es ont sélectionné un lieu de prise en charge lors du paiement, vous pouvez l'ajouter ou le modifier en cliquant sur le bouton correspondant. Cela ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner n'importe quel lieu pour répondre à des demandes spéciales.

• Modifier l'heure de prise en charge : Une fois qu'un lieu de prise en charge est attribué, vous pouvez rapidement ajouter ou modifier l'heure de prise en charge à l'aide du bouton correspondant.

• Modifier les instructions : Définissez les instructions générales de prise en charge sous Produits > Gérer les produits > Sélectionnez le produit > Modifier l'option > Lieu de rendez-vous/prise en charge. 

  

  

Conseil pratique : Assurez-vous que les informations de prise en charge soient complètes et correctes pour éviter les non-présentations et les annulations des client·es.

Qu'est-ce que l'assistant de prise en charge ?

L'assistant de prise en charge est conçu pour centraliser toutes les informations relatives à la prise en charge, vous évitant ainsi d'avoir à modifier les informations individuellement pour chaque réservation. Il se compose de 3 pages :

• Aperçu des réservations : Accédez-y via Réservations > Prises en charge pour afficher les activités avec prise en charge et effectuer une recherche par date.

• Options de tri : Les résultats sont triés par défaut selon la date de début de l'activité. Trier les résultats par priorité met en évidence les réservations sans informations de prise en charge, selon la logique suivante :

  • Activités débutant dans les prochaines 24 heures.

  • Activités avec une heure de confirmation de prise en charge fixée à 24 heures après la réservation.

  • Autres créneaux horaires avec informations de prise en charge manquantes.

• Liste détaillée par créneau horaire : Affichez les informations détaillées des réservations, gérez les informations de prise en charge et exportez la page au format PDF.

Questions fréquentes

• Puis-je modifier les informations de prise en charge après la réservation ?
  Oui, vous pouvez modifier le lieu de prise en charge, l'heure et les instructions directement dans l'onglet Réservations.

• Comment accéder à l'assistant de prise en charge ?
  Depuis le menu principal, accédez à Réservations > Prises en charge.

• Que faire si une réservation ne contient pas d'informations de prise en charge ?
  Pour une gestion facilitée, les réservations avec des informations manquantes sont mises en évidence en haut de la page qui liste le détail des réservations.

• Puis-je définir des instructions de prise en charge différentes pour chaque réservation ?
  Oui, vous pouvez définir des instructions générales pour toutes les réservations ou des instructions spécifiques pour chaque réservation.

• Que voient les client·es lorsque les informations de prise en charge ne sont pas renseignées dans l'Espace prestataire ?

  Comme vous pouvez le constater sur les captures d'écran ci-dessous, les client·es ne disposeront d'aucune information concernant l'heure ou le lieu de prise en charge. Et ils recevront les informations suivantes dans leur récapitulatif de réservation par e-mail. Par conséquent, ils risquent d'être confus quant aux détails de leur prise en charge et de vous contacter et/ou de contacter l'assistance à la clientèle pour poser leurs questions. Les client·es se fient à la page des détails de la réservation dans l'application GetYourGuide ou à la page récapitulative du site web. Il est donc important que les informations de prise en charge soient à jour afin d'être fiables. 

  

• Que voient les client·es lorsque les informations de prise en charge sont renseignées dans l'Espace prestataire ?

  Lorsque les prestataires d'activités utilisent nos outils, les client·es reçoivent automatiquement des e-mails et les informations sont intégrées à leur récapitulatif de réservation sur l'application et le site web. Cela rassure les client·es et leur donne confiance, car ils savent qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires avant le début de l'activité, ce qui réduit les contacts avec vous et/ou l'assistance à la clientèle. Cela réduit également le risque que les client·es disposent d'informations contradictoires et se présentent au mauvais moment ou au mauvais endroit.

  

Une gestion efficace des informations de prise en charge est essentielle pour proposer une expérience de voyage fluide. Utilisez l'assistant de prise en charge et effectuez des modifications au niveau de la réservation pour garantir l'exactitude des informations et la satisfaction de vos client·es.

Articles connexes

• Définir un lieu de rendez-vous ou de prise en charge
• Utiliser l'onglet « Réservations » de l'Espace prestataire